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 台灣法律網 > 法律知識庫 > 債權保障 > 討債行動專欄

先禮後兵----善用存證信函

文 / 劉孟錦律師
【台灣法律網】


【問題】

一、存證信函是什麼?
二、存證信函有哪些功用?
三、存證信函的效力如何?
四、撰寫存證信函的要領有哪些?
五、如何申請查閱存證信函?
六、對方不收存證信函,怎麼辦?

【解析】

一、存證信函是什麼?

一般所稱的「存證信函」,其實就是「郵局存證信函」的簡稱,依郵政規則第九十九條第一項規定,各類國內掛號信函交寄時,以內容完全相同的副本留存由郵局備作證據者,稱為存證信函。故存證信函必定是掛號信函,且限定於國內信函,得寄至國內任何郵遞通達的地方,如果收件人在國外,則無法向外國寄發存證信函。

二、存證信函有哪些功用?

存證信函,是一種透過郵局來證明發信日期及發信內容的一種證明函件,寄件人只要透過郵局寄發存證信函,如果對方確實收到,寄件人即可掌握有利的證據。故存證信函的最大功用為保存證據。茲說明如下:

(一)以存證信函表明一定的立場:有些情形,雖然並不一定要寄發存證信函,甚至在法律上並不強調存證信函的證據功能,但是可以透過存證信函來表明自己的立場。在許多民事、刑事上的紛爭,為要求對方為或不為一定的行為,例如對方躲債避不見面,此時即可寄發存證信函,限他在一定期間內清償或出面解決,否則將採取法律行動。通常在雙方係親友、舊識或有一定情誼者之間,如果逕行採取法律行動,難免增加誤解或怨懟,先寄發存證信函請對方出面處理,所謂「先禮後兵」,或可給對方某種壓力,亦不失為一種表明立場的方式。但是如果對方蓄意賴帳或意圖脫產,寄發存證信函,反而提醒對方早做防備或加速脫產動作,應特別注意。

(二)以存證信函為一定的意思通知:在某些情形為確定當事人間的權利義務關係,當事人必須為特定的意思通知,才能發生一定的法律效果,為證明確實曾為此種意思通知,以存證信函的方式為意思通知,是一種保存證據的最好方法。例如買受人發現出賣人所出售的房屋有瑕疵時,買受人應立即以存證信函通知出賣人。又如有些債務未定履行期,則可以先發存證信函指定履行期,於履行期屆至但債務人仍未履行時,再寄發存證信函定相當期限催告履行後解除契約;如果債務已約定有履行期,債務人逾期不履行時,債權人即可寄發存證信函定相當期限催告後解除契約。

(三)以存證信函為一定的意思表示:例如買受人不依約給付價金,出賣人可經催告程序後,寄發存證信函表示解除契約,而發生解除契約的法律效果。一般對於「催告」及「解約」大多分別二次寄發存證信函,即先寄發催告的存證信函,再寄發解除契約的存證信函。其實,催告及解除契約的通知及意思表示,可以以一次存證信函讓它發生催告及解除契約的效果,實務上亦承認附條件的意思表示,例如在存證信函載明:「……特函請台端應於十日內給付所積欠的價金新台幣○○○元,逾期即以本函為解除契約的意思表示,不另通知。」則對方收受存證信函後十日仍未付款,則解除契約的意思表示因條件成就而發生效力,自不必再次發存證信函為解除契約的意思表示。

(四)以存證信函釣取證據:這個功能運用之妙,容由讀者自行揣摩與運用。舉例而言,如果某人向你借錢,約定一年後清償(或分期清償),但是卻沒有書立借據或其他證據,此時寄發存證信函要他在一定期間內清償或一次全部清償,如果對方回信說我們之前已約定好在一年後清償或分期清償,你怎麼可以反悔……等等,則對方已承認有借款的事實,也是一種借款的證據。

三、存證信函的效力如何?

當事人間的意思表示,除了法律規定必須以書面為之外,大多未強行規定應以書面為之。但不論法律是否規定須用書面,如以存證信函為意思表示,則存證信函的副本即可當做曾為此意思表示的有力證據。因為存證信函的副本,郵局已在上面蓋有郵戳、日期及編號,又有對方收信的回執證明,得以之作為訴訟上強而有力的證據。所謂「舉證之所在,敗訴之所在」,有時口頭上的「千金一諾」,還不如一紙存證信函來得有效,所以應善加利用存證信函的證據力。

四、撰寫存證信函的要領有哪些?

存證信函性質上仍屬一般私文書,仍應注意一些撰寫要領:
(一)應向郵局購買存證信函用紙,副本得以影印方式為之,按雙方當事人人數外加一份郵局留存。
(二)內容儘量精簡,只要明確表明目的即可,但應注意達到法律效果,故撰寫時應注意人、事、時、地、物等重點,金額儘量用國字大寫。
(三)如有多頁,郵局會在騎縫處蓋騎縫章,故寄件人並非一定要於存證信函上蓋騎縫章,但一般多會蓋騎縫章。
(四)如有增、刪,須於欄外註明訂正之字數,修改處也要蓋章,文字須清晰可辨。
(五)回執證明應妥為保管,以為對方已收信的證明,通常回執證明最好與存證信函副本一併釘好妥為保存。
(六)信函內容不要長篇大論,儘說些無關重要的話,說得太多,容易出錯,最後反而變成對方反駁或攻擊自己的證據。四兩撥千斤,妥適運用太極心法,存證信函才能發揮最好的功效。
(七)如果案情複雜,最好請專業律師撰寫,以免弄巧成拙,大意失荊州。法律文件處處是陷阱,處處是學問,相信專業,總比相信自己的直覺好。

五、如何申請查閱存證信函?

如果寄發存證信函後,自己保留的副本遺失或沒有收到回執證明,應如何補救?因郵局的存證信函副本自交寄日起,由郵局保存三年,期滿郵局得銷毀之,因此,如果自己保留的副本遺失或沒有收到回執證明,可以在上述期間內持原憑證向原交寄郵局申請查閱或申請發給證明。

六、對方不收存證信函,怎麼辦?

有些債務人存心賴帳,就怕債主上門討債,郵差按鈴不開門,存證信函也不收。如果對方拒收存證信函,可以為下列處理:
(一)將退回來的存證信函完整保留,不要拆封,因為信封上會有退件的理由(查無此人或遷移不明……等)。
(二)在發存證信函時,最好連同對方的聯絡地址(居所地)及戶籍地址都寄發,如果只對聯絡地址寄發,可以再對戶籍地址寄發一次。
(三)如果居所地和戶籍地都沒有人收,在訴訟上可作為惡意逃避或避不出面的佐證。
(四)可作為應送達處所不明的證明,向法院聲請公示送達,照樣可以讓意思表示發生效力。
(五)如果對方故意拒收、查無此人或遷址不明,則應考慮是否逕行採取訴訟程序,以保障自己的權利。

存證信函最大的功用就是保存證據,但是寄發存證信函的目的並不以此為限,例如向對方施加壓力、發出最後通牒、警告對方、釣取證據、為催告通知、解除(終止)契約、行使同時履行抗辯權、抵銷等一定的法律效果,善加運用甚至還可能發生反敗為勝的效果。法律由人念,官司由人打,討債也是各有神通,運用之巧,效果之妙,存乎一心,繫乎一念,就看你的功力了!存證信函大家都會發,但是能否發生預期的法律效果,達到預期的特定目的,才是寄發存證信函的秘訣。

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作者簡介
劉孟錦律師
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