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如何辦理公證及認證手續共同說明

文 / 台北地院公證處
【台灣法律網】


如何辦理公證及認證手續共同說明:

一、應到場的人:
      1.原則上,當事人(例如簽契約時,契約雙方都是當事人,如果契約書上有保證人時,保證人也是當事人)要親自到公證處提出請求。但是有些事項(例如訂立房屋租賃契約)是可以委託他人代理的,也可以授權代理人到場提出請求。
      2.如果請求人為盲者或不識文字的,應自行選任一位見證人一起到公證處,在場見證。
      3.如果請求人不通國語的,或請求人為聾啞人而無法用文字表達自己的意思的,應自行選任一位通譯一起到公證處,幫請求人和公證人傳達意思及翻譯。
二、應攜帶的文件:
      1.請求人為個人者:當事人、代理人、證人、見證人、通譯到公證處提出請求時,都應攜帶有效的身分證明文件及印章,證明自己是本人。
  如:本國人請帶國民身分證或護照(必須在有效期限內)正本。
      外國人請帶外國護照或居留證(必須有效期限內)。
                   香港、澳門、大陸地區居民請帶台灣地區旅行證。
       2.如果請求人為個人以外的商號、公司、法人等時,除了由負責人(請看H說明)親自到場,攜帶上述身分證件外,還要分別情形帶下列證件:
      M本國獨資商號或合夥商號帶營利事業登記證正影本及商號大小印章;
        L本國公司請帶營利事業登記證及公司執照正影本及公司大小印章;
        K人民團體請帶人民團體立案證書及負責人當選證書正影本以及大小印章;
        J社團法人、財團法人請帶法人登記證書正影本以及大小印章;
        I外國公司或外國法人,如外國公司在台灣巳經經認許但未作分公司登記的,請帶認許證正影本。如該外國公司在台灣有分公司登記的,請帶分公司執照正影本。
如該外國公司既未設立分公司也未經認許的,就其在台業務上法律行為,可依公司法第三百八十六條向中央主管機關申請備案,由備案時指定之代理人,將該備案之證明書正影本帶來。
  H所謂負責人在公司來說並不以董事長為限,因此如果是公司董事長以外的負責人前來辦理公證或認證時,須加附一張「資格證明書」正本,或設立登記或變更登記事項卡正本及影印本,以便公證人就登記資料審核是否為公司之董事、監事或經理人。
    3.如果是可以代理辦理公認證的事項(例如房屋租賃契約),除了要準備上述1及2之文件之外,代理人還要提出授權書證明自己有代理權。授權書的內容要記載明確,有些事項依法要特別授權的,也要特別載明清楚(例如授權出租房屋公證,預定的租賃期限在兩年以上時,要在授權書內特別載明代理人得訂立租期兩年以上之租賃契約)。有的事項不能代理的,或者授權書的內容記載不夠清楚,公證人無法確知當事人真正意思的時候,即使代理人提出授權書,公證人仍可要求當事人親自到場。
授權書原則上必須經公證人公證或認證,或由其他公務機關證明授權書為真正,授權人在國外者由駐外機構驗證,如果授權書沒有經過上面這些公務機關證明時,也可以用下列方式證明為真正:
        M代理個人時->授權書及該個人六個月內的印鑑證明書,授權書上要加蓋與印鑑證明書上相同的印鑑章。
        L代理獨資商號時->該商號的授權書,和該商號六個月內的印鑑證明書,授權書上要加蓋與印鑑證明書上相同的印鑑章。
        K代理公司時(包括本國公司和經設立分公司的外國公司、經認許的外國公司)->該公司的授權書,授權書上要加蓋登記事項卡上相同的印鑑章。
    另外要提出公司設立登記事項卡或變更登記事項卡(這兩種卡以下都簡稱「事項卡」):
        I.如果事項卡發出的時間在六個月內,就請帶事項卡正本及影印本,影印本上要加蓋與事項卡相同的印鑑章。
       II.如果事項卡發出的時間巳經超過六個月,除了要帶事項卡正本之外,還要向經濟部或建設局申請該事項卡的「抄錄本」,而且抄錄的時間要在三個月內。
        J代理外國公司,而該外國公司在台灣未登記設立分公司,也未經認許,也不及依公司法第三百八十六條向中央主管機關申請法律行為備案的,那麼除了要提出該外國公司的授權書外,還要提出該外國公司的設立登記文件都要經過駐外單位的文件驗證程序才可以。
    4.就各該公認證事項,要提出證明文件。詳請分別參考各類事件項下的說明。
三、辦理公證認證的程序:
        1.文件準備齊全後,到公證處購買「公證請求書」或「認證請求書」,每張新台幣兩元。每一種公證事件或每一種不同內容私證書的認證,都要分別購買一張請求書。
        2.請求書上,所有到場和未到場的當事人,以及代理人、證人、見證人、通譯等,都要按姓名、性別....等等欄位,分別詳細填寫,最後還要簽名。
        3.請求書填寫完畢後,交給公證處分案人員分案,等候辦理。
        4.辦理時,由公證人審查內容並和請求人洽談討論,並通知請求人繳交費用。必要時公證人可要求請求人補件,也可向相關機關查證,或到現場實際體驗。審查完畢時,才會制作公證書或認證書交給請求人。但如果審查結果,公證人認為和公證法規定不符時,仍可拒絕公證或認證。
四、公證法巳修正公佈生效,民國九十年四月二十三日施行。

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作者簡介
(本文轉載自臺灣臺北地方法院公證處 感謝臺北地方法院公證處同意轉載)

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